Resolución Exenta N° 38 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social: Sistemas electrónicos de control de asistencia

Resolución Exenta N° 38 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social: Implicancias prácticas para empleadores en materia de sistemas electrónicos de control de asistencia

La entrada en vigencia de la Ley N° 21.561 (Ley de las 40 Horas) no solo implicó una reducción progresiva de la jornada laboral, sino que también introdujo importantes modificaciones normativas, entre las cuales se destaca el reconocimiento legal expreso del uso de sistemas electrónicos de registro y control de asistencia.

En ese contexto, la Resolución Exenta N° 38 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dictada en marzo de 2024 y que entró en vigencia completamente a partir el reciente pasado 26 de abril, establece los requisitos obligatorios y procedimientos que deben cumplir estos sistemas, así como nuevas obligaciones y facultades de fiscalización.

A continuación, detallamos los puntos más relevantes para los empleadores:

1. Uso obligatorio de sistemas electrónicos autorizados por la Dirección del Trabajo

• Los empleadores que utilicen sistemas electrónicos de registro deben asegurarse de que estos se encuentren expresamente autorizados por la Dirección del Trabajo.
• Actualmente, hay 14 sistemas autorizados, cuyo detalle actualizado puede consultarse en el siguiente enlace oficial:
  Listado de sistemas electrónicos autorizados por la DT
• El listado se actualiza periódicamente, a medida que la Dirección del Trabajo resuelve nuevas solicitudes que los prestadores de servicios efectúan de manera particular.
• Vigencia limitada: Las autorizaciones tienen una duración de 2 años, por lo que el empleador debe realizar un seguimiento activo y renovación oportuna.

2. Actualización del RIOHS o Contratos de trabajo

• El empleador debe indicar expresamente el sistema de registro que utilizará, identificando un mecanismo principal y uno secundario.
• Al menos uno de estos mecanismos no debe requerir datos biométricos ni personales sensibles del trabajador.
  Ejemplos válidos: claves, tarjetas de aproximación, patrones.
• En caso de que el trabajador utilice su teléfono móvil personal para registrar asistencia, deberá constar autorización expresa en su contrato o anexo.

3. Modificaciones a las marcaciones: procedimiento obligatorio

• Toda corrección, modificación o agregación de marcaciones por parte del empleador deberá:
  • Ser informada al trabajador, quien podrá oponerse dentro de un plazo de 48 horas.
  • En ningún caso la modificación podrá ser en perjuicio del trabajador.
• Se permite establecer reglas complementarias, como:
  • Registrar el horario teórico cuando no exista marcación.
  • Definir franjas de tolerancia para atrasos o salidas anticipadas (por ejemplo, 1 hora semanal sin descuentos).

4. Fiscalización remota por parte de la Dirección del Trabajo

• La Dirección del Trabajo podrá fiscalizar de manera remota, en cualquier momento, avisando el inicio de la fiscalización a través de un correo electrónico.
• Esto refuerza el control en tiempo real y la trazabilidad del cumplimiento de las jornadas.
• Asimismo, estableció el formato de los reportes de cumplimiento de jornada que deben estar disponibles, a tal nivel de precisión que incluso indica el estilo de letra. Lo que probablemente, implicará facilitar la fiscalización utilizando las herramientas de automatización.

5. Alertas automáticas de cumplimiento

• Los sistemas enviarán al empleador alertas automáticas relacionadas con el cumplimiento de jornada.
• Estas herramientas permiten al empleador mejorar procesos internos, como:
  • Detección de inasistencias injustificadas.
  • Aplicación oportuna de sanciones disciplinarias.
  • Análisis de horas extras o retrasos reiterados.

6. Obligación de capacitación

• El empleador deberá capacitar adecuadamente a los trabajadores sobre el uso del sistema autorizado de registro electrónico.

7. Eliminación del requisito de firma de reportes semanales

• En los casos en que se utilicen sistemas electrónicos autorizados, ya no será necesario gestionar la firma de reportes semanales de asistencia por parte de los trabajadores.

Llamado a la acción para los empleadores

Invitamos a todas las empresas a revisar el estado de cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Resolución N° 38, ya que esta introduce nuevos estándares técnicos, procedimentales y de fiscalización que tendrán un impacto directo en la gestión de jornada y control de asistencia.

La correcta implementación de estas disposiciones es clave para evitar contingencias laborales y sanciones administrativas.